途中解約後に再契約するには

レンタル複合機(コピー機)を途中解約後に契約したいときの注意点

レンタル複合機は手軽に短期間からでも柔軟に利用できる点がメリットですが、延長によって利用期間を延ばせることもメリットです。

解約日を延長するには、業者に延長が可能か否かを確認します。次の貸し出し予約が入っている場合には延長不可です。延長利用のメリットとして、利用期間が長期になることで単価(基本料金とカウンター料金)が安くなるケースがあります。デメリットは、長期間の利用により故障の発生リスクが高まることです。また、機種が実情に見合っていない場合には、延長よりも機種交換の方がお得かもしれません。

レンタル複合機を途中解約したものの、予定が変更になって再契約したいというケースは少なからずあるのではないでしょうか?結論から言えば、在庫さえあれば再度契約をして複合機(コピー機)をレンタルすることはできます。

コスト・手間の両方を考えて、損をしないためには、できるだけ早めに複合機の使用状況の予想を立て、決断を早めることです。今回の記事では、複合機(コピー機)の中途解約後の再契約について解説します。

1. レンタル複合機(コピー機)中途解約後(撤去前)の再契約

レンタル複合機(コピー機)を途中解約後に契約したいときの注意点

最初に紹介するのは、レンタル複合機の中途解約を依頼後、コピー機の撤去をする前に再契約を希望する場合の注意点についてです。

① 再契約(中途解約の取り消し)が可能か否かを業者に確認する

まずは、複合機(コピー機)レンタル業者に中途解約の取り消し、再契約が可能か否かの確認を行いましょう。業者によって規約が少しずつ異なるかと思いますが、ネックとなりうるのが貸出予定です。中途解約が確定後に、レンタル業者は複合機のレンタル受付を行うのが一般的であり、基本的には同一機種がいくつもあるケースは少ないので、他の企業や団体からの予約申し込みが入っている場合には再契約できない状態になります。

その場合、大体機種を改めて契約することになりますが、機種が異なるため機能や印刷速度などが異なったり、基本料金・カウンター料金が変わったりするなど、会社にとってベストな機種・プランが選択できない可能性があります。また、プランにもよりますが複合機の撤去費用・設置費用が発生するため、その分のコストがかかってしまいます。

② 再契約可能な場合、支払いの流れを確認する

プランにもよりますが、複合機(コピー機)の中途解約の際に調整金が発生している場合があります。調整金とは、例えば、6か月契約をしたにもかかわらず、2か月で解約をした場合、残りの期間の月額の一部をレンタル業者に支払う費用のことです。
また、解約に伴う解約金や撤去費用などを前払いで納めている場合もあるでしょう。

これらの費用を支払い済の場合には、再契約をすることでどのように調整するかをレンタル業者に相談しましょう。レンタル業者の指示に従うことにはなりますが、支払い済の金額が月額との相殺あるいは返金で戻ってくる可能性が高いので、経理的な流れをきちんと把握し、必要部署に連絡しましょう。

③ 中途解約後(撤去前)の再契約時の注意点まとめ

複合機(コピー機)の中途解約申し込み後撤去前に再契約を依頼する際の注意点としては、とにかくスピードが重要であるということです。コピー機が他の会社によって予約されてしまわないためにも、余計な経理手続きを発生させないためにも、1日も早くレンタル業者に相談を行うべきです。

また、再依頼をする際の期間(プラン)をどのように設定するかについても、できるだけ的確に検討しましょう。プランによって、長期期間のプランほど月額が安くなるものや、利用期間に応じて段階的に月額が安くなるものがあります。一般的に、契約期間は継続されますので、月々のコストができるだけ抑えられると同時に、再び中途解約の依頼をしなくて済むように慎重に検討しましょう。

2. レンタル複合機(コピー機)中途解約後(撤去後)の再契約

レンタル複合機(コピー機)を途中解約後に契約したいときの注意点

レンタル複合機(コピー機)を撤去した後の再契約は、基本的には新規で契約をする場合と大きく変わりません。しかし、中途解約をした複合機(コピー機)と同一の機種を借りたい、同じ業者からレンタルをしたい、といった場合に、同じ業者に再契約を依頼した場合、多少メリットが得られるかもしれません。

① 在庫の確認をする

同じ機種を同じ業者からレンタルしたい場合、まず前回レンタルした業者に在庫の確認を行います。在庫がない場合には、同じ業者からレンタルすることを優先する際は機能やコストの近い機種を同じ業者で選びます。機種を優先する際には、他のレンタル業者に希望の機種の在庫とプランを確認しましょう。
その際に、同じ機種でも月額や料金体系が大きく異なるケースがあるので、プランの詳細をきちんと確認するように注意しましょう。

② 同じ業者でレンタル可能な場合

同じ業者でレンタル可能な場合には、複数回数の契約ということでメリットが受けられないか確認してみましょう。具体的には、料金プランや貸出期間を前回契約時のものから引き継ぐことができるか否か、がポイントになります。レンタル複合機(コピー機)は長期間使用すればするほど月額が安くなるプランが多いので、毎月のコストが大きく変わる可能性があります。

③ 中途解約後(撤去後)の再契約時の注意点まとめ

撤去後は基本的には新規の契約と同等になるので、一度レンタルをしたことがある関係性を生かして、より良い条件で契約できないか交渉してみましょう。

3.まとめ

レンタル複合機(コピー機)を中途解約した後に改めて契約する際の注意点について、複合機の撤去前と撤去後で解説しました。

複合機(コピー機)撤去前に場合には、スピードが最重要です。同じ複合機を別の企業や団体が予約した場合には再契約が不可になってしまい、機種を変更したり、撤去・搬入費用が発生したりしてしまいます。また、撤去・搬入作業の立ち合いも、時間としてはわずかですが現場のスタッフにとって手間になってしまいます。
撤去後の解約の場合には、契約期間の引継ぎなど、レンタル業者から好条件を引き出せるように交渉しましょう。