契約と解約の仕組み

レンタル複合機(コピー機)の仕組みとメリットデメリット

皆様は、レンタル複合機(コピー機)についてご存知でしょうか?
レンタル複合機を契約したり解約したりする際には、どこで、どんなふうに申し込みをすればよいか、どのような仕組みになっているのか、ご存じない方も多くいらっしゃるかと思います。

レンタル複合機をうまく活用すれば、短期間のみ複合機を利用したいとき、いつまで使用するか将来的な見通しが立ちにくい時、緊急で複合機が必要な時、などの場面で大いにメリットがあります。

今回の記事では、レンタル複合機の仕組みについて、主に契約と解約を中心に紹介します。

1、レンタル複合機(コピー機)とは?

レンタル複合機(コピー機)の仕組みとメリットデメリット

⑴レンタル複合機の仕組み

レンタル複合機とは、レンタル業者から複合機を借りる契約を結ぶことをいいます。


レンタルなので、レンタル業者の在庫の中から希望の機種を選んで、納期や利用期間の希望を伝え、契約を交わします。

レンタル業者は、OA機器の新品・中古販売を展開している業者や、産業機械や農業・介護器具などの貸し出しを行っているリース会社などが行っています。インターネットで、「レンタル複合機」で検索をかけると多数の業者が表示されますので、新たに業者を探さす際にはインターネットが便利です。

⑵レンタルならではのメリット

複合機をオフィスに導入する際には、新品購入・中古購入・リース契約などがあります。
レンタルならではのメリットは、短期間から気軽に導入できることと中途解約が可能なことです。

2、レンタル複合機の料金体系

レンタル複合機のメリットを判断するうえで、どのくらいの金額が発生するかを把握することが非常に重要です。数日~数か月程度の短期の利用の場合には言うまでもなくレンタル複合機を利用した方が購入やリースよりもコストを抑えられますが、利用期間が中・長期になるとレンタルの方が高くついてしまうこともあるからです。

一般的にレンタル複合機でかかる金額は以下の通りです。
・複合機のレンタル料金+運搬費+消耗品代金・カウンター料金

レンタル料金は、利用期間に応じて1日あたり、あるいは1か月あたりの金額が設定されています。長期で利用すればするほど単価が安くなるのが一般的です。また、機種の性能が高機能であればあるほど、相場の単価は高くなります。

運搬費については、導入と撤去の際に一律で料金が設定されています。目安としては1台あたり1万円程度になります。

消耗品代金やカウンター料金は、コピー機を新品やリースで導入した場合と同様、用紙代やインク代などが利用した分に応じて発生します。

3、レンタル複合機ならではのメリット

レンタル複合機(コピー機)の仕組みとメリットデメリット

レンタル複合機ならではのメリットについて紹介します。

⑴審査不要

1点目は、審査が不要なことです。リース契約の場合には、支払い能力があるか否かの審査が必要でありそのために一定期間の日数(1週間程度)がかかります。レンタル契約の場合には、審査不要なので、レンタル業者に在庫があり、運搬の手配が取れればすぐにでもレンタルできる場合が多いです。

⑵中途解約可能

2点目は中途解約が可能なことです。
リース契約の場合には、リース期間満了まで解約できないので、途中で複合機が不要になってしまったときにリース料金が無駄になってしまいます。しかし、レンタル副語気の場合には中途解約をしても違約金が発生しないか、したとしてもその金額がそれほど光学にはなりません。(例えば、6か月間の貸し出し契約を結んで、1か月目で解約を申し出した場合、2か月分程度の料金をレンタル業者から請求されることがあります)。

4、レンタル複合機の解約の仕組み

では、レンタル複合機の解約を希望する際には、どのように手続きを進めればよいでしょうか?
解約に関しても、レンタル業者ごとの規約に沿って手続きを踏むことになりますが、一般的にはレンタル業者に解約の申し出を行い、書面あるいはインターネット上で解約手続きを行います。

この時に注意したい点が、解約はある程度日数に余裕をもって伝えなければならないということです。レンタルの規約の中に「解約の際には、〇日前までに申し出なければならない」と記載されていますので、確認しておきましょう。

5、レンタル複合機ならではの注意点

レンタル複合機の仕組みを踏まえて注意点をまとめると以下の通りになります。

  • 機種が中古品であるため、ラインナップが少ない
  • 初期費用(運搬費用)がかかる
  • 月額利用料金が割高なので、利用期間によっては高くついてしまう

メリットと注意点を照らし合わせながら、検討して下さい。

6、まとめ

レンタル複合機の仕組みについて、契約と解約の観点を中心にお伝えいたしました。併せて、メリットや注意点についても紹介いたしました。

レンタル複合機は、短期から審査が不要で利用できることと、比較的自由に解約ができることが最大の特徴であり、メリットでもあります。注意点としては、機器が中古品で、選択肢が少なく、最新機能が備わっていない可能性があること、利用期間によっては高くついてしまうことがあげられます。

契約手続き、解約手続きに関しては、レンタル郷社の規約に沿って進められます。
一般的に契約の際には、レンタル業者に複合機の在庫確認→利用期間と納期の決定→納品という流れになります。解約の際には、レンタル業者に対して事前に解約の申し出をします。