解約日は延長できるの?

レンタル複合機(コピー機)の解約日って延長できるの?

レンタル複合機は手軽に短期間からでも柔軟に利用できる点がメリットですが、延長によって利用期間を延ばせることもメリットです。

解約日を延長するには、業者に延長が可能か否かを確認します。次の貸し出し予約が入っている場合には延長不可です。延長利用のメリットとして、利用期間が長期になることで単価(基本料金とカウンター料金)が安くなるケースがあります。デメリットは、長期間の利用により故障の発生リスクが高まることです。また、機種が実情に見合っていない場合には、延長よりも機種交換の方がお得かもしれません。

短期間から手軽に複合機(コピー機)を借りられるレンタルシステムは、使い勝手がよく非常に便利ですよね。
最初は短期間で借りたものの「便利だし、延長して使いたい!」と思ったことはありませんか?
実はレンタルの延長を可能としている業者は多いので、希望すれば延長が認められるケースが多いです。
そこで本記事では、レンタルの延長の際に注意すべきことについてまとめました。

1.レンタル複合機(コピー機)解約日の延長は可能!注意すべき点とは

レンタル複合機(コピー機)の解約日って延長できるの?

レンタル複合機(コピー機)の延長は一般的に可能です。
ですが、レンタル業者にも準備があるので、いきなり「延長してほしい」と言ってもうまくいかない可能性があります。
また、レンタルしている機種によっては、他の機種を利用したほうが良いというケースも存在します。
そこで本項では、複合機(コピー機)の延長について、注意すべき点を紹介します。

①早めに申し込まないと、次の予定が埋まってしまう可能性がある

レンタル業者も売上をあげなくてはいけないので、なるべく在庫待機している機種を減らしたいでしょう。
ですので、あなたの会社で使っている機種を、返却見込み機種として、次の会社に貸し出す予定を組んでいる可能性がありますよね。
例えば、レンタル期間満了の1週間前に連絡した場合に、「既に予定が埋まっているから無理」と言われてしまうかもしれません。
複合機(コピー機)は大型の商品のため、同じ機種を何台も在庫している業者は少ないです。
現在利用している機種をそのまま引き続き使用したい場合には、早めに業者に連絡をとって、機種の空き状況を確認しましょう。

②機種を入れ替えたほうが、お得にレンタルできる可能性も

機種にこだわりはないものの引き続き複合機が必要だからというだけの理由で同じ機種を延長レンタルしていては、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません!
レンタルでは、複合機(コピー機)の入れ替えができる業者も多いです。
搬入・搬出費用がかかりますが、いま使っている複合機(コピー機)が、会社の業務の実情に適していないのであれば、レンタル期間満了を機に最適な機種に変更すべきです。具体的には以下のようなパターンが考えられます。

  • 印刷物が少ないのに、基本料金が高くてカウンター料金が安い機種を使っている
  • 大量に印刷するのに、カウンター料金が高い機種を使っている

これらの場合には、複合機(コピー機)を見直すことで経費を抑えられるかもしれません。
延長の前に、一度レンタル業者と打ち合わせてみましょう。

2.複合機(コピー機)の解約日を延長したことによるメリット・デメリットとは

レンタル複合機(コピー機)の解約日って延長できるの?

複合機(コピー機)の解約日を延長できるということは説明しましたが、延長するにあたってのメリットやデメリットも気になりますよね。
複合機(コピー機)は精密機械であり、レンタル料金も他の電化製品とは異なった形がとられています。
メリット・デメリットをしっかりと把握したうえで延長を行うようにしましょう。
本項では、複合機(コピー機)を延長したときのメリット・デメリットについて説明します。

①メリット 期間が長くなると、月額料金が安くなるケースがある

複合機(コピー機)のレンタル料金は、期間によって価格が違います。
1カ月で借りた場合と、6カ月借りた場合ではかなり料金が違っています。
短期間であればあるほど高いので、延長で長期間になった場合、料金は下がることがおおいです。
「3カ月プランで借りていたけれど、あと3カ月延長したい」という形になれば、4カ月目からは6ヶ月プランに切り替わり、安く複合機(コピー機)を利用できるようになるでしょう。
特に複合機(コピー機)は、基本料金とカウンター料金という2種類の料金形態を持っているので、そのどちらも安くなると、かなり経済的にお得です。
解約してしまうと期間がリセットされてしまうので、他のところで借りることを検討する場合は注意してください。

②デメリット レンタルは中古品が多いため、長く使うと不具合が起きる可能性がある

レンタルで借りられる複合機(コピー機)は基本的に中古品です。
中には10年以上前の機種を貸し出している場合もあります。
もともと複合機(コピー機)は故障や不具合が出やすい商品です。
紙詰まりや印刷物黒い線が入ってしまうという不具合を経験したことのある方は少なくないでしょう。
延長して古い機種を使うことによって、いままでちゃんと動作していた機種に不具合が出るということもありえます。
延長するにしても、業者のメンテナンスはしっかりと受けるようにしてくださいね。

3.まとめ

レンタル複合機(コピー機)の解約日を延長した際の注意事項についてまとめました。
タイミングによっては延長できない可能性もありますので、延長を希望する際には早めに業者と相談するようにしましょう。
複合機(コピー機)のレンタルは機種の入れ替えもできますし、延長したことによってレンタル料金が下がることもあります。
どのケースがご自身の会社にとって一番メリットがあるのか、考えながら決定していきましょう!