解約にまつわる確認事項

レンタル複合機の解約(解約金)にまつわる確認事項

この記事では、レンタル複合機の解約時に確認すべきことについて解説します。
この記事を読むと、レンタル複合機を解約するときに何を確認すべきかわかり、スムーズな解約ができるようになります。

解約金が余分に発生してしまったり、レンタル会社に有利な条件での解約手続きを飲まされたりしないためにも、主張するべきところは主張して納得して解約できるようにしましょう。

1.解約時に違約金が発生しないか

レンタル複合機の解約(解約金)にまつわる確認事項
レンタル契約期間の満了を待たずに解約したいときは、中途解約した時に違約金が発生しないか確認しましょう。

例えば、契約期間が3年だったのに、諸事情があり1年で解約を申し出るといった場合です。契約期間満了を待たずに解約する場合は、違約金が発生する場合もあります。

営業担当者に連絡を取るか、レンタル時に交わした契約書の条項を確認しましょう。

2.搬出費用はかかるのか

レンタル契約した複合機を解約し、業者に複合機を搬出してもらう際に、費用がかかるか確認しましょう。

複合機の搬出は専門の運送会社が配送を行うため、費用が掛かることが多いもの。搬出費用が掛かることを知らずに請求書が来て初めて知ることが無いよう、あらかじめどのくらいの費用が掛かるか確認しておきましょう。解約金がかからなくても、諸費用が高くついてしまうケースがあるので、注意しましょう。

3.何日前に申し出る必要があるか

解約する際に、実際の解約日の何日前にレンタル会社に申し出る必要があるか確認しましょう。

例えば、「1週間後に解約したい」と連絡しても、運送会社の手配がつかず、希望日に搬出できない可能性があります。また、解約日や契約内容によっては、利用していなくても1ヶ月分を全額請求される可能性もあります。解約金という名目ではないものの、解約時にまとまった出費が生じるのは痛いものです。

解約時に、何日前に解約を申し出る必要があるか、最終の請求はいつになるか、を確認しましょう。

4.使いづらい機種・故障がちな機種を替えてもらうことはできるか

もし解約を考えている理由が、今使っているレンタル複合機の印刷スピードが遅かったり、必要な機能がついていなかったりなど「使いづらさ」なのであれば、機器の交換ができないかレンタル業者へ交渉しましょう。

ただし、営業担当者によっては、「もともとこういう条件だった」「もう少し様子を見てほしい」などと機器の交換を渋る人もいるかもしれません。

そういった場合は、「もし複合機を交換してくれないと解約する」といった強い態度を示すことが大切です。

レンタル会社の営業担当にとって、クレームになって解約されてしまうことはできるだけ避けたいものです。ですから、解約の意思を示すことで「解約されるくらいなら複合機の交換に応じたほうがましだ」と思わせることができます。

複合機のどの性能が足りないから業務が滞ってしまう、など具体的な理由を説明し、交渉を行いましょう。

5.代替となるファクス機はあるか

レンタル複合機の解約(解約金)にまつわる確認事項
レンタル複合機でファクスを受信していた場合、レンタル複合機を引き上げられてしまうとファクスを利用できなくなってしまいます。

ですから、引き続きファクスを利用するのであれば、ファクス機を別途用意する必要があります。必要なサイズや機能を確認し、複合機を引き上げられる前に用意しておきましょう。

複合機を引き上げられた後に用意することもできますが、準備できるまでファクスを受信したり送ったりすることができなくなるため、注意が必要です。

6.新しいプリンターできちんと印刷できるか

もし、レンタル複合機を解約して新しい複合機やプリンターを導入しようとしている場合、現在お使いのソフトが新しいプリンターできちんと印刷されるのか確認しましょう。

確認するポイントは以下のとおりです。

  • 新しいプリンターが、印刷に利用するパソコンのOSに対応しているか
  • プリンターのメーカーや機種を指定しているソフトを利用していないか

新しいプリンターでは、古いOSに対応していないものも多くなっています。例えば、WindowsXPには、新しいプリンターは対応していないものがほとんどです。

会社のシステム上、XPのような古いOSを使わざるを得ない場合は、あらかじめ次のプリンターでも問題なく印刷できるかどうか仕様を確認しましょう。

また、専門的なソフトでは、推奨のメーカーやプリンターの機種が指定されているものもあります。

レンタル複合機を解約した後、用意したプリンターでは印刷できなくなってしまったら、仕事が止まってしまいますので、注意が必要です。

7.トナーの在庫があったときに持って行ってもらえるか

レンタル複合機を利用する上で、消耗品であるトナーをあらかじめ在庫して利用している方も多いはず。レンタル複合機を返却する際に、手つかずのトナーを返却する旨を伝えましょう。

トナーは一般ゴミに出すことは難しいため、販売店へ返却するのが最も良い方法です。

また、買取した手つかずのトナーであれば代金の返却も合わせて交渉しましょう。

8.料金の交渉

もし、今使っているレンタル複合機のカウンター料金やレンタル料金が高くて解約しようとしている場合は、レンタル会社に交渉することがおススメです。

ただ単に「高いから何とかならないか・・」と交渉するのではなく、事前に他社から見積を取ったうえで、「他社からこんなに安く提案されたから乗り換えようと思っているんだけど、あなたのところも今まで付き合いがあるし、どうにかならないかと思って・・」というように、「他社へ乗り換えをほのめかす」ことがポイントです。

こういった交渉をやりたくない方は多いかもしれませんが、実際「解約」という言葉を出さないと料金を安くしてくれないのも事実です。営業担当者も、「解約されるくらいなら料金を安くして契約を維持したほうがマシ」と思うため、価格交渉に応じてくれやすくなります。

9.まとめ

ここまで、レンタル複合機の解約時の確認事項について解説しましたが、いかがでしょうか?

ポイントは以下のとおりです。

レンタル複合機の解約時に確認すべきことは

  • 解約金が発生するか
  • 搬出費用がいくらか
  • 何日前に申し出るか
  • 在庫のトナーを持って行ってもらう

レンタル複合機解約後に支障が無いよう

  • 代替のファクス機があるか
  • 新しいプリンターで問題なく印刷できるか

今のレンタル複合機に何らかの不満がある場合は

  • 機種交換の交渉
  • 料金の交渉

レンタル複合機の解約を申し出る際に、ぜひお役立てください。